Artikel ini akan membahas tentang meningkatkan efisiensi dukungan TI, organisasi Anda mungkin membutuhkan lebih banyak dari TI. Ketika memikirkan peluang untuk meningkatkan efisiensi, kita perlu menyadari bahwa memangkas biaya atau mempercepat proses saja kemungkinan besar tidak akan optimal jika hal tersebut berdampak buruk pada produktivitas karyawan dan hasil bisnis. 

Baca Juga : Kembangkan Produktivitas perusahaan lewat kemampuan IT terbaik

Jadi, meskipun teknologi merupakan kunci untuk mendorong efisiensi, hal ini hanya terjadi jika penerapannya dilakukan dengan benar dan sebagian besar hal yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan diuraikan dalam sepuluh tips untuk meningkatkan efisiensi dukungan TI berikut ini. Yang lebih penting lagi, tips-tips berikut ini lebih membahas tentang bagaimana meja layanan TI dapat beralih dari mandat tradisional yang hanya sekedar menjadi lebih efisien dengan “melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit” menjadi “lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah.”

Berikut kami jelaskan tentang bagaimana mengefisiensi pekerjaan anda menggunakan teknologi IT

• Prioritaskan “lebih baik” dan “lebih cepat”, dan “lebih murah” akan menyusul. Pengenalan teknologi baru yang tujuan utamanya adalah menghemat uang mungkin tidak akan memberikan laba atas investasi (ROI) yang diinginkan. Kemampuan layanan mandiri IT adalah contoh bagus dari kesalahan ini.
• Buat keputusan di tingkat bisnis, bukan di tingkat TI, terkait dengan peningkatan efisiensi TI.  Sederhananya, untuk bagian layanan TI, menghemat biaya terkait TI dan kehilangan produktivitas karyawan (bisnis) kemungkinan besar akan menyebabkan lebih banyak kerugian daripada manfaat di tingkat bisnis.
• Sesuaikan ekspektasi karyawan yang didorong oleh konsumen di dunia. Kita semua mengharapkan lebih banyak dari penyedia layanan dan dukungan berdasarkan organisasi teladan yang kita tangani dalam kehidupan pribadi kita. Harapan ini juga berlaku di tempat kerja, sehingga meja layanan TI Anda harus mengikutinya. Misalnya, teknologi di dunia konsumen semakin memberikan kemampuan dan informasi kepada Anda sehingga Anda tidak perlu “bepergian” untuk mengaksesnya  dengan penghematan efisiensi untuk semua hal jika dilakukan dengan benar.
• Optimalkan penggunaan masyarakat, bukan hanya penggunaan teknologi.  Meskipun peluang kecerdasan buatan (AI) mungkin membuat organisasi fokus pada penggunaannya, setelah kita mencapai keseimbangan teknologi di seluruh organisasi, maka fokusnya akan kembali ke manusia, dan cara mereka dipekerjakan, sebagai pembeda. Jadi, daripada bertanya “Untuk apa kita menggunakan AI?”, lebih baik tanyakan “Untuk apa kita memanfaatkan sumber daya manusia kita?” dan kemudian menghadirkan teknologi dan sertifikasi dukungan TI yang diperlukan untuk membantu.
• Jangan menangani peluang peningkatan terkait efisiensi secara terpisah. Bagaimanapun, penggunaan peningkatan otomatisasi memengaruhi target metrik tradisional, dan berpotensi memengaruhi metrik itu sendiri. Selain itu, yang lebih penting lagi, organisasi Anda akan mengharapkan peningkatan dukungan TI di sejumlah bidang dibandingkan dengan sabar menunggu hingga hal tersebut disampaikan secara berurutan.
• Belajar dari kesalahan swalayan. Industri manajemen layanan TI (ITSM) belajar banyak dari banyak kegagalan untuk mendapatkan manfaat penuh dari layanan mandiri TI. Misalnya, salah satu pembelajarannya adalah bahwa perubahan perlu dilihat lebih dari sekedar implementasi teknologi – ini adalah inisiatif perubahan manusia. Agar dapat bekerja secara efektif, diperlukan artikel pengetahuan yang memadai dan berkualitas tinggi untuk membantu diri sendiri dan mendorong pembelajaran mesin. Demikian pula, perlu adanya otomatisasi yang memadai untuk mewujudkan peningkatan kecepatan dan pengalaman yang diperlukan, ditambah tentu saja penghematan biaya yang diharapkan. Pembelajaran ini berlaku untuk perubahan berbasis efisiensi omnichannel dan otomatisasi cerdas, karena keduanya melibatkan ekspektasi karyawan dan perubahan terkait manusia.
• Pastikan akses terhadap dukungan mudah dan sesuai dengan persyaratan karyawan. Jika tidak, karyawan akan terus melakukan apa yang selalu mereka lakukan. Oleh karena itu, jika lebih mudah menelepon meja layanan TI daripada menggunakan bantuan mandiri, maka itulah yang akan dilakukan orang. Jika tidak, manfaatnya akan terbuang percuma baik dari segi biaya maupun volume tiket.
• Adopsi AI tidak bisa dihindari, jadi atasi hambatan utama sejak dini. Kelola ekspektasi pemangku kepentingan secara efektif, pastikan kecukupan data dan pengetahuan, dan tangani aspek masyarakat – mulai dari ketakutan akan perubahan, dalam hal ketenagakerjaan, hingga peningkatan keterampilan.
• Berinvestasi dalam alat dan teknik manajemen perubahan organisasi. . Apa yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dukungan TI kemungkinan besar akan mengubah cara kerja tradisional. Hal ini, pada gilirannya, setidaknya memerlukan pengelolaan resistensi perubahan yang efektif.

Ingatlah bahwa industri manajemen layanan sedang berkembang. Manajemen layanan pada akhirnya adalah tentang peningkatan, ini adalah sebuah perjalanan. Jadi, pastikan bahwa perubahan dan visi Anda terbuka terhadap liku-liku masa depan yang mungkin terjadi di masa depan untuk manajemen layanan dan dukungan TI. 

Dukungan IT harus anda lakukan agar Perusahaan anda lebih efisien dalam bergerak kedepannya. Maka untuk meningkatkan efisiensi itu, bergabunglah Bersama kami di binus center untuk mendapatkan pelatihan yang bisa mewujudkan efisiensi Perusahaan anda.