Pertumbuhan industri TI yang mengesankan dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kemajuan teknologi, pertumbuhan gig economy, alternatif sumber terbuka berbiaya rendah, dan keuntungan pajak. Selain itu, karena pesatnya adopsi teknologi baru , permintaan global akan keterampilan teknis tingkat lanjut telah meroket.

Baca juga : Pembelajaran IT Interaktif 

Jadi, bagaimana perusahaan IT dapat memenuhi permintaan pasar yang terus berkembang?Hal ini akan membantu mengurangi biaya sumber daya, memastikan alokasi yang kompeten , dan meningkatkan efisiensi bisnis. Artikel ini menyoroti pentingnya optimalisasi sumber daya dan strategi terbaik untuk mengoptimalkan tenaga kerja TI. Namun sebelum itu, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.

Pentingnya optimalisasi sumber daya di perusahaan IT 

Optimalisasi sumber daya adalah pengelolaan sumber daya bisnis yang efisien untuk memaksimalkan produktivitas dan kinerja organisasi. Hal ini membantu manajer sumber daya TI memanfaatkan potensi maksimum tenaga kerja mereka dan meningkatkan profitabilitas. Sebagian besar perusahaan IT  memanfaatkan dua jenis teknik optimasi tergantung pada sifat proyeknya. Yaitu: pemerataan sumber daya dan perataan sumber daya . 

Perataan sumber daya diterapkan pada proyek fleksibel yang jadwalnya dapat disesuaikan dengan ketersediaan dan jadwal sumber daya. Sebagai contoh, mari kita asumsikan seorang arsitek solusi senior tidak dapat mengerjakan suatu proyek karena komitmen yang sedang berjalan. Karena proyek memiliki jangka waktu yang fleksibel, manajer dapat berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan mengubah tanggal permulaan untuk memastikan ketersediaan sumber daya penting ini.

Sebagai alternatif, perataan sumber daya diterapkan pada proyek-proyek yang sensitif terhadap waktu di mana tugas-tugas mengambang diakomodasi dengan mendistribusikan ulang pekerjaan atau menambahkan lebih banyak sumber daya tanpa mengubah jalur kritis atau garis waktu proyek. Misalnya, proyek lain memiliki tugas mengambang selama 50 jam. Namun, lima konsultan IT yang ditugaskan pada proyek tersebut dapat bekerja selama 8 jam per hari. Oleh karena itu, manajer dapat memberikan beban kerja tambahan kepada satu atau dua sumber daya magang untuk menjaga tenggat waktu.

Selain itu, optimalisasi sumber daya meningkatkan produktivitas dengan memastikan alokasi sumber daya berbasis kompetensi di seluruh organisasi TI. Hal ini membantu mengurangi biaya sumber daya karena mencegah karyawan yang berketerampilan rendah atau berlebihan untuk ditugaskan ke proyek. Hal ini juga memungkinkan manajer untuk memantau dan menyesuaikan tingkat pemanfaatan dengan memprioritaskan tugas-tugas proyek penting terlebih dahulu. 

Selain itu, teknik ini memungkinkan supervisor untuk memastikan pemerataan pekerjaan, sehingga meminimalkan kelelahan dan pelepasan karyawan.Sekarang setelah kita memahami dasar-dasar pengoptimalan sumber daya, mari kita pelajari lebih dalam strategi untuk mengoptimalkan tenaga kerja IT.

Strategi untuk mengoptimalkan sumber daya TI secara efektif

Seperti di industri lainnya, sumber daya adalah aset paling signifikan dari sebuah perusahaan TI. Oleh karena itu, mengoptimalkannya menjamin produktivitas dan profitabilitas yang lebih baik. Di bawah ini tercantum strategi terbaik untuk pengoptimalan sumber daya:

Perkirakan dan jembatani kesenjangan permintaan konsultan IT terlebih dahulu

Untuk mengoptimalkan sumber daya mereka, organisasi IT perlu memperkirakan permintaan personel IT yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek dalam hal jumlah, keterampilan, dan kompetensi. Hal ini memberi mereka waktu tunggu yang cukup untuk menerapkan penanganan yang sesuai guna memitigasi kelebihan/kekurangan sumber daya. Hal ini mencakup memulai pelatihan/peningkatan keterampilan bagi karyawan yang ada, menggunakan strategi out-rotasi dan pengisian ulang, atau melakukan perekrutan terencana.

Selain itu, dengan visibilitas lengkap atas permintaan sumber daya, manajer proyek dapat mempertahankan kombinasi profesional TI yang tepat untuk setiap penugasan. Misalnya, manajer proyek memerlukan empat pengembang perangkat lunak untuk proyek pengembangan sistem TI. Dengan menciptakan perpaduan yang tepat antara pengembang perangkat lunak senior dan junior di tim ini, manajer dapat mengendalikan biaya proyek dan memastikan hasil yang berkualitas tinggi.

Membangun model tenaga kerja campuran untuk saluran talenta yang kuat

Untuk melindungi kepentingan ekonomi mereka dari kondisi yang tidak menentu, organisasi TI harus membangun tenaga kerja gabungan yang terdiri dari personel permanen dan personel tidak tetap . Dengan memanfaatkan konsultan on-demand yang kompeten, manajer dapat mengoptimalkan beban kerja sumber daya permanen yang penting . Selain itu, tergantung pada permintaan, perusahaan TI dapat memulai perekrutan proyek atau talenta tertentu untuk membangun saluran talenta yang kuat . Hal ini memastikan mereka dilengkapi dengan orang-orang yang tepat dengan kompetensi yang tepat untuk menangani proyek-proyek masa depan.

Misalnya, sebuah perusahaan TI memerlukan analis keamanan cloud untuk penugasan layanan komputasi awan jangka pendek. Karena mereka tidak memiliki keterampilan yang diperlukan, perusahaan memutuskan untuk melakukan outsourcing tugas tersebut ke sumber daya kontingen dari organisasi vendor. Melakukan hal ini membantu mereka mengurangi biaya sumber daya dan menyelesaikan proyek dengan sukses. Selain itu, mereka memilih untuk memasukkan analis ke dalam tim dengan harapan dapat menerapkan keahlian khusus mereka dalam proyek-proyek yang sedang berjalan, sehingga membangun saluran bakat untuk prospek masa depan.

Pertimbangkan ketersediaan & liburan konsultan TI sebelum alokasi

Manajer proyek TI perlu memiliki pandangan komprehensif mengenai jadwal konsultan untuk memanfaatkannya secara optimal. Ini membantu mereka menetapkan proyek berdasarkan ketersediaan sumber daya secara keseluruhan , termasuk cuti sakit, hari libur, dan cuti berbayar. Kegagalan mengelola dan melacak jadwal konsultan dapat menyebabkan penundaan proyek dan kelebihan alokasi sumber daya. Selain itu, jika tidak ada personel yang kompeten, PM mungkin terpaksa mengalokasikan tugas-tugas penting kepada sumber daya yang kurang terampil , sehingga menghambat kualitas hasil operasional.

Itu sebabnya manajer perlu meninjau dan memantau jadwal sumber daya secara real time sebelum menugaskannya ke berbagai proyek yang sedang berjalan dan di masa depan. Misalnya, pimpinan teknis menganalisis jadwal dua insinyur jaringan dan menemukan bahwa salah satu dari mereka akan cuti selama 15 hari ke depan. Akibatnya, dia memutuskan untuk menugaskan proyek baru tersebut kepada staf lain yang tersedia. Oleh karena itu, pimpinan teknologi memastikan bahwa proyek dimulai dan diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan melalui alokasi yang efisien .

Bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya dapat membantu mengoptimalkan tenaga kerja TI?

Mengoptimalkan sumber daya sangat penting bagi organisasi dalam Corporate Training IT agar tetap memperoleh keuntungan dan mempertahankan diri dalam kondisi pasar yang bergejolak. Perangkat lunak manajemen sumber daya tingkat lanjut dapat membantu perusahaan-perusahaan ini memaksimalkan potensi tenaga kerja TI. Begini caranya:

• Visibilitas alat ini di seluruh perusahaan dan filter tingkat lanjut memberikan wawasan tentang atribut profesional penting seperti pasokan, permintaan, alokasi, keterampilan, lokasi, biaya, dll., membantu manajer memastikan alokasi yang kompeten untuk berbagai proyek TI.
• Kemampuan peramalan dan perencanaan kapasitas memungkinkan manajer proyek TI untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan mengambil tindakan perbaikan seperti pelatihan, IDP, multi-keterampilan, dll.
• Berbagai laporan waktu nyata , seperti perkiraan vs. aktual, kapasitas vs. permintaan, peta panas berkode warna, lowongan proyek, dll., membantu melacak metrik seperti pemanfaatan sumber daya dan varians keuangan. Selain itu, ini memberikan wawasan yang memungkinkan manajer mengoptimalkan sumber daya berdasarkan kemampuan, biaya, pemanfaatan, dan lokasi.
• Fitur kursi terbuka memberdayakan karyawan TI untuk menunjukkan minat mereka pada proyek, sehingga meningkatkan keterlibatan dan produktivitas mereka.
• Fasilitas analisis Bagaimana-jika pada alat ini memungkinkan manajer proyek menghasilkan solusi terbaik dalam lingkungan dengan keterbatasan sumber daya. Oleh karena itu, ini membantu mereka memanfaatkan sumber daya mereka secara optimal untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Dengan optimalisasi sumber daya yang ada, maka perusahaan anda dapat bersaing dengan perusahaan lain yang menjadi lawan anda. untuk hasil optimalisasi yang maksimal, anda dapat bergabung dan juga belajar ditempat kami dibinus center. Dapatkan manfaat yang luar  biasa di tempat kami.